São Paulo – É muito comum que os funcionários passem mais tempo no serviço do que em cada outro local. Nada mais digno, assim, do que dar a eles um local inspirador e dinâmico. Nos últimos anos, aprofundou-se a tendência de derrubar portas, paredes, divisórias e quaisquer outros obstáculos à livre circulação de ideias num escritório.
Os antigos espaços compartimentados estão dando ambiente a salões enormes, abertos e transparentes, que podem abrigar dezenas de profissionais e onde a hierarquia deixou de se confundir com a geografia. Um estagiário podes dividir a mesa com os donos da empresa, a título de exemplo, sem a menor solenidade. Todos se veem e compartilham espaços e materiais.
O efeito, dizem os adeptos, costuma ser uma conexão de serviço mais integrada e produtiva. “Os escritórios estão mudando em razão de as exigências mudaram”, afirma Pedro Waengertner, fundador da aceleradora paulistana Aceleratech. “Há uma crescente indistinção entre a residência e o serviço devido à mobilidade concedida pelas novas tecnologias. O conforto e uma intuição geral de aconchego são sérias para quem trabalham nesse novo modo.” No Vilaj, espaço de coworking de Florianópolis, o escritório colaborativo virou um atrativo extra pra empreendedores e potenciais empregados.
“Quando eles chegam para dominar nosso ambiente, falam que é um lugar comunicativo e no qual querem trabalhar”, diz Igor Chede Collaço, sócio do Vilaj. Uma pequena ou média organização pode fazer pequenos investimentos de tempo e dinheiro pra tornar seus espaços mais modernos. Exame PME falou com gestores de aceleradoras e espaços de coworking, e também empreendedores de startups, para assimilar como eles organizam seus escritórios. A seguir, elencamos outras ideias. Para gerar um espaço maleável, é respeitável ter mesas e cadeiras intercambiáveis, próprias para ser carregadas para lá e para cá.
No Nós Coworking, espaço de serviço compartilhado de Porto Alegre, a insistência das mesas poderá alterar a qualquer instante. “Na hora de fazer uma reunião, colocamos três ou quatro delas juntas”, diz Walker Massa, sócio do Nós Coworking. Quando o Nós Coworking se organiza para receber uma palestra, as mesas são dispostas em forma de auditório. Se há um evento que tem de mais espaço pra circulação de pessoas, outras são empilhadas nos cantos.
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“Além de usufruir melhor o espaço, a mobília portátil apresenta mais agilidade ao nosso dia a dia”, diz Massa. Assim que alguém começa a trabalhar no Nós Coworking — como funcionário de uma das startups hospedadas no recinto ou como autônomo —, ela é avisada de que não terá uma mesa fixa à insistência.
Em geral, a indicação faz parcela de uma política maior que incentiva o trabalho em moradia por alguns dias da semana. Nesses casos, a corporação fornece laptop e smartphone equipados com ferramentas de gestão e comunicação instantânea. Quem faz muita charada de sentar a toda a hora no mesmo ambiente corre o risco de ver o espaço ocupado por um extravagante amanhã. “Parece inconveniente carregar os pertences de um lado pro outro, contudo as pessoas se acostumam a não acumular tranqueiras em cima das mesas e dentro das gavetas”, diz Massa.
Os itens pessoais precisam ser guardados pela mochila ou num armário coletivo, como aqueles de colégio americano. Em alguns escritórios moderninhos, nem ao menos existem gavetas individuais. “Nós recomendamos que os poucos documentos gerados em papel sejam digitalizados e arquivados em serviços online, como Dropbox e Evernote”, diz Massa. Os adeptos da rotatividade de mesas dizem que isto auxílio as pessoas a melhor conhecer os colegas.
“Quando o funcionário está em redor de profissionais que só trabalham pela mesma área, sua visão sobre isto os processos da organização é limitada”, diz Massa. Quando equipadas com sinal de web sem fio (Wi-Fi), as áreas comuns da organização são capazes de se transformar em espaços produtivos de serviço e reuniões. Na Aceleratech, que hospeda sete startups num prédio da escola ESPM, empreendedores e funcionários estão acostumados a trabalhar durante parte do tempo usando as mesinhas do café.